chef département achat et approvisionement et improtations

Missions principales:

• Manager et encadrer l’équipe Achats, Approvisionnements et Importations afin de garantir la satisfaction des besoins des clients internes.

• Être garant du respect de la Procédure Achats et Approvisionnements ainsi que des procédures relatives aux importations et au traitement des dossiers de procurement.

• Piloter, optimiser et améliorer continuellement le processus Achats, Approvisionnements et Importations, conformément aux exigences du système de management de la qualité.

• Assurer une base de données fournisseurs dynamique, conformément à la procédure de sélection et d’évaluation des fournisseurs, notamment à travers la prospection, la qualification et la mise en concurrence continue des fournisseurs locaux et étrangers.

• Organiser et superviser les consultations, appels d’offres et mises en concurrence afin de sélectionner les fournisseurs les mieux-disants répondant aux exigences de qualité, de coût, de délai et de conformité.

• Superviser la constitution, la vérification et la validation des dossiers de procurement, depuis l’expression du besoin jusqu’à la réception finale des biens ou services.

• Veiller à la complétude des dossiers de procurement, incluant notamment:

o La demande d’achat;

o Le cahier des charges ou les spécifications techniques;

o Les consultations et demandes de cotation;

o Les offres fournisseurs;

o Les tableaux comparatifs et analyses commerciales;

o Les justificatifs de mise en concurrence;

o Les validations et autorisations internes;

o Les bons de commande ou contrats;

o Les documents de réception et de conformité.

• Assurer la traçabilité et l’archivage physique et numérique des dossiers de procurement et des dossiers d’importation.

• Déléguer et affecter, via l’ERP, les demandes d’achat aux utilisateurs concernés pour leur traitement et assurer le suivi de leur avancement.

• Coordonner avec les Chefs de Projet et les départements demandeurs l’élaboration et le suivi du Planning Prévisionnel des Achats et Approvisionnements.

• Participer à la définition des stratégies d’approvisionnement pour les projets nécessitant des achats locaux ou des importations.

Gestion des importations

• Piloter et superviser l’ensemble du processus d’importation, depuis l’identification du besoin jusqu’à la réception et la mise à disposition des marchandises.

• Superviser la constitution et le suivi des dossiers d’importation, en coordination avec les fournisseurs, transitaires, banques, administrations et services internes concernés.

• Veiller à la conformité et à la disponibilité de l’ensemble des documents nécessaires aux opérations d’importation, notamment:

o Factures proforma et factures commerciales;

o Bons de commande et contrats;

o Packing lists;

o Certificats d’origine et de conformité;

o Documents de transport;

o Documents bancaires;

o Autorisations et licences d’importation, le cas échéant;

o Documents douaniers et réglementaires requis.

• Coordonner avec les fournisseurs étrangers les conditions commerciales, les délais de production, les modalités de paiement, les conditions de livraison et les Incoterms.

• Assurer le suivi des commandes internationales jusqu’à leur expédition et leur arrivée à destination.

• Coordonner avec les transitaires, transporteurs, banques et autres intervenants afin d’assurer le bon déroulement des opérations de transport, de dédouanement et de livraison.

• Suivre les coûts liés aux importations, notamment le prix d’achat, le transport, l’assurance, les frais de transit, les droits et taxes, afin de maîtriser le coût global d’acquisition.

• Anticiper et gérer les risques de retard, de blocage documentaire, de non-conformité ou de surcoût liés aux opérations d’importation.

• Assurer un reporting régulier sur le statut des dossiers d’importation, les commandes en transit, les délais prévisionnels et les éventuels points de blocage.

• Mettre en place et suivre des indicateurs de performance relatifs aux importations, notamment les délais, les coûts, les incidents et les taux de conformité.

Contrôle, validation et suivi financier

• S’assurer de la constitution du dossier de facture fournisseur, en version physique et numérique, ainsi que de la création des factures brouillon dans l’ERP avant transmission à la Direction Financière et Comptable avec bordereau.

• Vérifier et signer les bons de commande conformément aux délégations de pouvoir et s’assurer de la validation de la Direction Générale pour les bons de commande dont le montant est supérieur ou égal à 1 MDZD HT, conformément aux procédures internes.

• Participer à l’élaboration et au suivi du budget annuel du département.

• Être à la disposition du département Technico-Commercial pour le calcul et l’analyse des coûts de revient dans le cadre des soumissions et appels d’offres.

• Participer à l’élaboration des cahiers des charges pour les aspects liés aux achats, aux approvisionnements et aux conditions de procurement.

Qualité, fournisseurs et performance

• Veiller à la remontée et au traitement des insatisfactions des clients internes et des non-conformités fournisseurs conformément à la procédure de maîtrise des non-conformités.

• S’assurer de l’évaluation périodique des fournisseurs conformément à la procédure d’évaluation des fournisseurs.

• Suivre la performance des fournisseurs et mettre en oeuvre les actions correctives nécessaires en cas de défaillance.

• Suivre la performance des collaborateurs et assurer leur accompagnement dans l’atteinte des objectifs.

• Coordonner avec les Ressources Humaines l’identification des besoins en formation et l’élaboration du plan de formation des collaborateurs du département.

• Assurer le suivi des objectifs qualité du département et veiller à l’ouverture, au suivi et à la clôture des actions correctives et d’amélioration.

Reporting

S’assurer de l’élaboration des rapports périodiques suivants:

• Statut des demandes d’achat en instance;

• Statut des demandes d’achat traitées;

• Statut des bons de commande en cours de satisfaction;

• Statut des bons de commande satisfaits;

• Statut des dossiers de procurement en cours;

• Statut des dossiers d’importation;

• Suivi des commandes en transit;

• Suivi des délais d’approvisionnement;

• Tableau de bord Achats, Approvisionnements et Importations;

• Suivi de la performance des fournisseurs;

• Suivi des gains et optimisations réalisés.

Critères d’évaluation:

• Atteinte des objectifs;

• Respect des délais d’approvisionnement;

• Maîtrise des coûts et optimisation des achats;

• Taux de satisfaction des clients internes;

• Conformité des dossiers de procurement et d’importation;

• Maîtrise des risques liés aux importations;

• Performance et fiabilité des fournisseurs;

• Communication et coordination interservices;

• Leadership et management d’équipe;

• Respect des procédures et exigences qualité;

• Réactivité face aux urgences et aux situations critiques.

Profil du poste:

• Diplôme supérieur en Achats, Logistique, Commerce International, Sciences Commerciales, Gestion, Finance ou domaine équivalent.

• Expérience professionnelle de dix (10) ans minimum dans les achats et les approvisionnements, dont une expérience significative dans la gestion des importations et/ou du commerce international.

• Bonne maîtrise des processus de procurement et de gestion des dossiers d’achat.

• Bonne connaissance des procédures d’importation, du commerce international, des Incoterms, du transport international et des opérations de dédouanement.

• Maîtrise des outils ERP et des outils de reporting.

• Bon relationnel, capacité de négociation et excellentes compétences en communication.

• Capacité à manager une équipe et à coordonner plusieurs intervenants internes et externes.

• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à travailler sous pression.

• Esprit d’analyse, de négociation et d’optimisation des coûts.